Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Omtaleflyt AS (org.nr 999 999 999), Karl Johans gate 25, 0162 Oslo, er behandlingsansvarlig for opplysningene vi samler inn om deg som besøker nettsidene våre eller har konto hos oss. Har du spørsmål om personvern, når du oss på personvern@omtaleflyt.no eller telefon +47 22 00 00 00.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Avhengig av hvordan du bruker tjenesten, behandler vi:

• Kontoopplysninger: navn, e-postadresse, telefonnummer, bedriftsnavn og organisasjonsnummer når du oppretter konto eller kontakter oss.
• Anmeldelsesdata: offentlige anmeldelser med anmelderens navn, vurdering og tekst som vi henter fra Google, Facebook og Trustpilot på vegne av bedriften din.
• Sluttkundeopplysninger: navn, telefonnummer og e-postadresse til kundene dine, som du selv laster opp for å sende anmeldelsesinvitasjoner.
• Betalingsopplysninger: fakturaadresse og betalingshistorikk. Kortnumre lagres aldri hos oss, kun hos vår betalingsleverandør.
• Bruksdata: innloggingstidspunkter, hvilke funksjoner som brukes og tekniske logger som hjelper oss med feilsøking og forbedring.

3. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler opplysningene for å:

• levere tjenesten du har avtale om — hente anmeldelser, lage svarforslag, sende invitasjoner og vise innsikt (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b, avtale).
• fakturere og oppfylle bokføringsplikten (artikkel 6 nr. 1 bokstav c, rettslig forpliktelse).
• forbedre og sikre tjenesten, blant annet gjennom feillogger og aggregert statistikk (artikkel 6 nr. 1 bokstav f, berettiget interesse).
• sende deg nyheter og tips om tjenesten dersom du har samtykket til det (artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Samtykket kan trekkes tilbake når som helst.

4. Når vi er databehandler — databehandleravtale

For opplysninger om sluttkundene dine — kundelister du laster opp og invitasjoner du sender — er det bedriften din som er behandlingsansvarlig, og Omtaleflyt som er databehandler. Vi behandler da opplysningene utelukkende etter instruks fra deg og kun for å levere tjenesten.

Databehandleravtalen vår inngås automatisk som en del av kundeavtalen når du oppretter konto, og oppfyller kravene i GDPR artikkel 28. Den regulerer blant annet formål, sikkerhetstiltak, bruk av underleverandører, bistand ved innsynskrav og sletting ved avsluttet kundeforhold. Ønsker du et signert eksemplar, sender vi det på e-post — kontakt personvern@omtaleflyt.no.

5. Databehandlere og underleverandører

Vi bruker et begrenset antall underleverandører for å drifte tjenesten. Alle er bundet av databehandleravtaler og behandler kun opplysninger på instruks fra oss:

• skyinfrastruktur og database i EU (Frankfurt, Tyskland), med kryptert sikkerhetskopi i Stockholm, Sverige.
• leverandør av SMS-utsendinger med trafikk innenfor EU/EØS.
• leverandør av e-postutsendinger med servere i EU.
• betalingsleverandør for kort, Vipps og faktura.

En oppdatert liste over underleverandører er tilgjengelig på forespørsel. Vi varsler deg minst 30 dager før vi tar i bruk nye underleverandører som behandler personopplysninger.

6. Hvor dataene lagres

Alle kundedata lagres i EU — primært i Frankfurt, med kryptert sikkerhetskopi i Stockholm. Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS. Skulle det unntaksvis bli nødvendig, skjer det kun med gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V og i tråd med Schrems II-kravene.

7. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

• Kontoopplysninger: så lenge du har konto, og inntil 12 måneder etter at kundeforholdet er avsluttet.
• Sluttkundeopplysninger: slettes senest 30 dager etter at kontoen din avsluttes, eller tidligere på instruks fra deg.
• Invitasjonslogger: 24 måneder, slik at du kan dokumentere lovlig utsending.
• Fakturaopplysninger: fem år, slik bokføringsloven krever.

Du kan når som helst eksportere dataene dine som CSV eller JSON fra kontrollpanelet, eller be oss slette dem tidligere der loven tillater det.

8. Dine rettigheter

Etter GDPR har du rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg.
• få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige.
• få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å beholde.
• få behandlingen begrenset i visse situasjoner.
• få utlevert opplysningene dine i et maskinlesbart format (dataportabilitet).
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.
• trekke tilbake samtykker du har gitt.

Send forespørselen til personvern@omtaleflyt.no, så svarer vi innen 30 dager. Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) — men vi setter pris på om du tar det opp med oss først.

9. Informasjonskapsler

Vi bruker kun nødvendige informasjonskapsler: én for innlogging og én for sikkerhet (beskyttelse mot forfalskede forespørsler). Vi bruker ingen tredjeparts sporings- eller annonsekapsler på nettsidene våre. Trafikkmåling gjøres med aggregert, anonymisert statistikk uten kapsler.

10. Sikkerhet

All trafikk krypteres med TLS, og data krypteres også der de lagres. Tilgang til kundedata er rollestyrt og logges, og kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang. Vi tester sikkerheten jevnlig og varsler deg og Datatilsynet uten ugrunnet opphold dersom et brudd skulle ramme opplysningene dine, slik GDPR artikkel 33 og 34 krever.

11. Endringer i erklæringen

Gjør vi vesentlige endringer i denne erklæringen, varsler vi deg på e-post og i kontrollpanelet senest 30 dager før endringene trer i kraft. Dato for siste oppdatering står øverst på siden.

12. Kontakt

Omtaleflyt AS, Karl Johans gate 25, 0162 Oslo. E-post: personvern@omtaleflyt.no. Telefon: +47 22 00 00 00. Se også vilkårene for bruk av tjenesten.